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【フォーマットあり!】議事録の書き方はこれだ!そのコツを分かりやすく解説!

ビジネスシーンにおいて、議事録は避けて通れません。それなのに、いざ書こうとして手が止まった経験はありませんか?いきなり机に向かっても難しいものです。打ち合わせで会話しながらであれば尚更です。

 

でも大丈夫です!準備と書き方のコツさえ掴めば、誰でも必ずうまく書けます。苦手意識を持ってしまっている方でも間違いなく上達できますのでご安心を。

 

議事録を速記するスキルは必ず役立ちますし、ライバルと圧倒的な差をつけることができます。ぼくの完全オリジナルネタですのでお気に召すか分かりませんが、実践の中で生まれたノウハウです。自信を持って解説していきますので、最後までお付き合いくださいね!

 

議事録の目的や内容、実践ノウハウまで!あとは、これに沿って経験を積み上げてください。きっと、速記ができるようになりますよ!
★だいまろ★
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1、議事録とは?

さて、ウィキペディアにはこう書かれていました。要するに会議の記録ですね。

 

議事録

議事録(ぎじろく)、会議録(かいぎろく)とは、会議の内容の文字による記録である。速記に基づいて普通の文字で記載したものを特に速記録(そっきろく)という[1]民事訴訟口頭弁論の記録である口頭弁論調書刑事訴訟公判の記録である公判調書は議事録・会議録に類するものである。

出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』

 

そして、ビジネスシーンとして解釈した場合、ぼくは大きく3つに分けられると考えています。

 

■会議の記録

■打合せの備忘録

■速記のエビデンス

 

目的に合わせて3種類を書きわける必要があります。上から順に難易度が上がると思って下さい。何だか複雑そうですが、大丈夫!後ほど、ひとつずつ分かりやすく解説してきますね。

 

2、書く前の注意点

その前に議事録の大前提を説明します。これを理解していないと、うまく書くことができません。議事録に求められる文章力は、スピーディーさと正確さと簡潔さです。事実し即して淡々とまとめる作業であることを忘れないでくださいネ。

 

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2-1:構成は決めておく

予め構成というものを、決めておくことが重要です。構成をテンプレート化して、いつどのような議事録でもそれにあてはめるのです。とにかく、まとめる作業ですのでこれでいいんです。それでは、まず間違いのない構成を1つご紹介しておきます。

 

1、参加者(誰との打合せ?)

2、目的(何のための打合せ?)

3、打合せ結果(まず結論を書く。)

4、打合せ内容(何を話したか。)

5、宿題事項(アクションの整理)

6、備考・所感(補足があれば)

 

2-2:個人の主観や考えはNG

繰り返しになりますが、議事録は事実に即して淡々とまとめる作業です。このため、あなたの主張は不要です。「~思いました。」「~感じました。」のような文末は絶対NGで、感想文にならないよう注意してください。それでも個人意見を書きたい(書くべき)場合は、2-1項.6のように所感という欄を設け切り離して書くようにしましょう。

 

2-3:原則、1枚、1文

議事録はたくさん書けば良いというものではありません。原則は、A4用紙:1枚を心掛けてください。また、事実を箇条書きしていくため、文章は1文に収める意識も重要です。

 

例えば、以下のような書き方だと3文に連なり、非常に見にくいですよね。

 

・商品のカタログを送付後、検討頂けることになった。そして、購入して問題なければ、横展開して頂く。見積りも別途必要とのこと。

 

このような、場合は以下のよう書くと良いでしょう。とにかく1文に区切って見やすく!を心掛けてください。

 

・商品のカタログを送付後、検討頂けることになった。

・その後、購入して問題なければ、横展開して頂く。(見積別途要)

 

「簡潔」、「短く」、「箇条書き」がポイントですね!
★だいまろ★
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3、議事録の書き方

それでは実際に書き方を解説していきます。議事録は、「準備」と「書くコツ」がすべてと考えています。先ほど紹介した、以下の3つのシーン別で紹介します。

 

■会議の記録

■打合せの備忘録

■速記のエビデンス

 

なお、フォーマットを一例貼っておきます。追ってExcel版もアップロードしますので、お待ちくださいね。

 

 

3-1:会議の記録

会議の内容を周囲と共有することが目的です。特に、会議に参加していない人が一目で分かる書き方にする必要があります。

 

準備

まずは会議のアジェンダを確認しましょう。予めその会議のテーマや項目を書き込んでおくのです。これにより、頭はスッキリ整理されて、書くべき要点が見えてきます。

 

 

書き方

会議の中で要点やポイントをメモし、箇条書きで書いていきます。初めのうちは、そのメモを頼りに練習してみてください。慣れてくれば直接書き込んでいけると思います。

 

3-2:打合せの備忘録

打合せ内容を忘れないように記録して、情報を共有することが目的です。特に、結果と宿題が明確に分かるように書く必要があります。

 

準備

予め枠組みを作っておきましょう。そこに打合せ内容を埋めていくイメージです。たったこれだけのことですが、何を重点的に書けばよいか分かるので、安心感が違いますよ。

 

 

書き方

席上での要点やポイントをメモし、箇条書きで書いていきます。初めのうちは、そのメモを頼りに練習してみてください。とにかく簡潔に一文で書くことがポイントです。

 

速記のエビデンス

席上での決定事項等を、証拠書類として残すことが目的です。その場で出席者全員、議事録にサインするのです。これはビジネス上、非常に重要なスキルと言えます。

 

準備

予め枠組みを作っておきましょう。先ほどの3-2項と準備は変わりません。速記の場合は、手書きが多いと思いますがやることは同じです。速記はぶっつけ本番で書くので、書き直せるシャーペンやフリクションボールペンを使いたいところですが、あくまで証拠書類ですので一般のボールペンを使いましょう。間違えられないという緊張感がうまく作用します。万一の修正は、修正ペンやテープを使いましょう。

 

書き方

慣れれば直接書いていくのですが、打合せでは刻々と内容が変わるものです。例えば、一度決まったことが誰かの発言により振り出しに戻り、結果が二転三転することも少なくありません。このプロセスが大事な場合もありますが、基本的には最終的な結論がすべてです。

 

では、どうすればよいのでしょうか?それはメモの取り方で解決します!以下のように、各項目にノートを割ってメモを取っていきます。そして、例えばAという結論が覆ってBになった場合は、A を消して最終結論をあぶり出すのです。

 

 

あとは、席上で確定したことから書いていきましょう。そして、初めは難しいかもしれませんが、優先順位は内容より時間です。このため、最悪は結論と宿題事項だけでも良いので、時間内に終わらせてサインをもらいましょう。

 

4、まとめ

いかがだったでしょうか?何事もそうですが、準備が重要です。そして、場数を踏んで練習してください。正しい準備と書き方を実践していれば、間違いなく上達します。これは断言できます。

 

また、初めのうちは文章をうまく書くことに意識が行きがちですが、あくまで議事録はツールです。それぞれの目的を達成することが、目的だということを忘れないでください。

 

 

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