向上心を持ってやる気満々の方も多いと思いますが、ちょっと待って！一度肩の力を抜いてください。これから何十年も働くっていうのに、息が上がってしまいますよ･･･。
よく「スタートダッシュが肝心！」とか、「人の倍ほど頑張って差をつける！」とか言いますが、ぼくはそうは思いません。重要なのは、本質の正しい理解と、身の丈に合ったスキルの体得です。初めから頭でっかちに背伸びする必要は全くありません。段階を追って、積み上げていけばいいのです。だから、もう一度言います･･･｡肩の力を抜いてください。
前回は、まず第一ステップとして、絶対に持つべき心構えを5つ紹介しました。
これを踏まえ、具体的には何をやっていくべきか？この記事では、どうしても実践してほしい7つのアクションを解説していきます。これもぼくの独断と偏見から生まれた、完全オリジナルのネタですが、どれも間違いなく必要なスキルです。この7つのスキルを体得すれば、必ず周囲と差をつけられます。
隣の芝生は青く見えるというやつで、周りがデキルように見えたり不安になったりすることもあるでしょう。でも、安心してください！これから説明することを焦らずに実践さえすれば、明るい会社人生があなたを待っていますよ。
7つのやるべきこと
(1)正しい報・連・相を学ぶべし！
(2)日、週、月の予定管理を行うべし！
(3)電話応対はすすんでやるべし！
(4)業務にかかる時間を把握すべし！
(5)ノートやメモの取り方を学ぶべし！
(6)分からなくても議事録を書くべし！
(7)オフの時間は思う存分遊ぶべし！
意識しなくとも、のちに必要に迫られて体得していくスキルです。どれ一つ避けては通れないでしょう。それを新入社員の時点で理解して実践するとしないとでは、圧倒的な差が生まれます。大きなアドバンテージになっていくはずですので、忘れないでくださいね。
もくじ
(1)正しい報・連・相を学ぶべし！
一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。報告、連絡、相談の頭文字をとった「報・連・相」です。これは、業務上のコミュニケーションになるわけですが、やった方がいいではなく、やる義務があります。まずはこれを頭に入れておいてください。
まず報告です。これは業務上の進捗や結果などを上司に伝える行為です。初めのうちは、朝イチにその日のスケジュール、昼に途中経過、定時前に実績を話してみてください。面倒ですが、これが報告の基本です。次第に、何を伝えるべきかのコツが掴めてくると思います。
次に連絡です。これは業務上の簡単な情報を周囲に伝える行為です。間違ってはいけないのが、連絡に自分の意見や憶測は要りません。必要な情報をメンバーで共有することが目的です。
最後に相談です。これは判断に迷う時や、意見を聞いてもらいたい時にアドバイスをもらう行為です。ここで一番やってはいけないことは、自分の意見なくどうしたら良いかと指示を仰ぐことです。これ本当に多いですし、上司が一番ガッカリするパターンです。まずは自分で考え、意見を持ったうえで相談するようにしてください。｢私は○○と考え、こうしたいと思っていますがいかがでしょうか？｣これが相談の基本です。この聞き方一つで差がつきます。本当です。
(2)日、週、月の予定管理を行うべし！
突然、1ヶ月の予定を立てろと言われたらどうでしょうか？カレンダーの稼働日をすべて予定で埋めるのです。おそらく、すぐには出来ないと思います。でも、1日の集まりが1週間、その集まりが1ヶ月。まずは、1日の予定をしっかり立てられるようにしてください。これが基本です。9時～17時を0.5h単位で細かく計画してみて下さい。これができるようになれば、1週間だって1ヶ月だって計画できるようになります。
そして、計画だけではいけません、その予定通りに実践できるよう努めましょう。そして1日の終わりに5分でいいので、振り返ってみましょう。うまくいかなかった場合は、なぜうまくいかなかったのか考える癖をつけてください。これを日記のように記録して、上司に報告する･･･、これがいわゆる「日報」です。これを業務報告として課せられる会社が多いですが、たとえなかったとしても書く習慣をつけてください。面倒ですが、本当に大切なスキルです。
(3)電話応対はすすんでやるべし！
多くの人が一番やりたくない仕事かもしれません。つたない敬語で周りにも応対を聞かれている中、緊張だってするでしょう。でも大丈夫！みんなが通る道です。そんなことは端から周りも分かっています。そんな中、最も評価されるのは「すすんで応対する姿勢」です。
ノートに自分の応対マニュアルを作り、掛ってきた人の履歴リストを作ってみましょう。これをやると、応対の上達が早まるだけでなく、履歴をつけることでお客さんの名前や、電話越しに出る人柄などが自然に覚えられます。一度、つけはじめればそう面倒でもありません。たとえ短期間であったとしても、これは強くオススメします。
(4)業務にかかる時間を把握すべし！
まずは、一つ一つの業務にかかる時間を把握する。これ意外と分かってやってる社会人は少ないと思います。各業務の時間を計測し、1日のスケジュールを計画して実行してみて下さい。色々と見えなかったものが見えてきます。
たとえば、1時間(60分)に業務A・B・C・Dをやらないといけないとしましょう。これは時間内にこなせる量なのでしょうか？そして、どれだけの時間がかかりそうでしょうか？
おそらく、感覚だけでごまかしている人がほとんどでしょう。これを一回徹底的に分析してみるのです。例えば、業務A：5分、業務B：10分、業務C：15分、業務D：20分だったとしましょう。これを1時間(60分)で計画してみると、、、
| 業務A | 5分 |
| 業務B | 10分 |
| 業務C | 15分 |
| 業務D | 20分 |
| TOTAL | 50分 |
10分余ります。正確にはズレや段取りもあるでしょうが、おそらく1時間(60分)でこなせる量だったと言えます。このように、自分の力量と時間配分を把握することが重要です。そして次のステップとして、業務短縮の改善に目を向けていくわけです。以降のスキルはまた別の機会にお話ししましょう。
(5)ノートやメモの取り方を学ぶべし！
ノートやメモの取り方は誰も教えてはくれません。まず、胸ポケットに入るメモ帳とA3の方眼ノートを準備しましょう。この2アイテムを持っているだけで、周囲に評価されることも。
まず、メモ帳ですが初めはとにかくメモ魔になってください。いつ何時でもメモができる体制をとっておきましょう。キレイに書く必要はありません。自分が後から見返せればそれでOK。今はケータイのメモ機能を使う人もいるかもしれませんが、メモは手書きに徹してください。書くというアナログ的なこの行為にこそ意味があります。これもまた追々、別の機会にお話ししましょう。
そして、A3の方眼ノートですが、とにかく見やすく書きやすいのでオススメです。目盛りがあるので、字が整然とキレイに書けますし、図やイラストもフリーハンドでOKです。アイデアや問題点を整理するにも向いています。騙されたと思って一冊購入してみてください。
(6)分からなくても議事録を書くべし！
議事録を御存知でしょうか？会議や打ち合わせの記録ですね。これを書く力というのは、ゆくゆく本当に求められるスキルです。速記をしてその場でサインをもらうシチュエーションだって出てきます。だからこそ、今のうちから訓練を積んでほしいのです。
そこで一番訓練になる方法が、分からない会議や打ち合わせでも自力で書くということです。想像しながらでも、とりあえず自分なりの記録を取るのです。そして分からないワードや内容を後で先輩や上司に確認してみましょう。周りもきっと評価してくれます。
これは本当にしんどい作業です。ぼくが新入社員のころは録音した音声を何度も聞き返しながら形にすることもありました。しかし、これを繰り返すことでかなり早く体得することができました。書き方やテクニックも色々あるのですが、まず今はとにかく数をこなしてください。無駄な作業と思うかもしれませんが、本当に本当に大事なスキルなのです！
(7)オフの時間は思う存分遊ぶべし！
実はこれも大事なスキルです。オン/オフをしっかり区切るようにしましょう。自己啓発の時間に使うのもいいですが、パーっと好きなことしてストレス発散も大切なのです。その中で、別の業種やキャリアの友人と会うのもいいでしょう。良い刺激を受けましょう。
意識を高く持ち、遊びの時間は無価値な時間という人もいますが、ぼくは断固反対です。仕事を卒なくこなして、上手に遊べるビジネスマンがいいです。豊かな人間力は遊びから培われると、ぼくはそう思います。
