こんにちわ、だいまろです。会社に入ると切っても切れないのが報告業務。特に「日報」は煩わしいですよね。ぼくもその昔、苦労しましたよ。今回は、そんな日報の簡単テクニックをご紹介しましょう。時短で効率化を図りつつも、時間管理のスキルも体得できるとっておきの方法です。テンプレートも付けておきますので、参考にしてみてください。
もくじ
１、日報の目的とは？
面倒な日報にだって、目的があるから求められるのです。その目的は大きく分けて3つあると考えています。言われるから出すのではなく、この目的を意識してどうせやるなら有意義にこなしましょう。それでは、それぞれ解説していきます。
1-1：一日の業務を計画すること
1-2：一日の業務を振り返ること
1-3：上司との情報共有
1-1：一日の業務を計画すること
何事も計画があってからの実績です。確かに日報の多くのフォームは、実績のみ報告する形になっていますが、計画から立てることが重要です。この訓練をするとしないとでは、後に大きな差がでてきますよ！
1-2：一日の業務を振り返ること
計画に対し、どう実践できたか？そして、改善意識をもってまた計画する。いわゆるPDCAサイクルというやつですね。計画(Plan)、行動(Do)、評価(Check)、改善(Action)を回していけ、というビジネスの基本です。日報としては、メインの報告内容になると思います。
1-3：上司との情報共有
これは上司の目線ですが、日報はあなたの業務の進捗や課題を知るためのツールでもあるのです。また、評価対象としてしっかり見られている場合が多いので、自分をアピールする場として考えるべきではないでしょうか。
２、日報の注意事項
報告業務用の文章とは、相手が求めるタイミングに、要求された情報を分かりやすく伝えるものです。つまり、スピーディーさと正確さと簡潔さを求められます。考えて書くものではなく、個人の主観や考えを盛りこむ必要もありません。事実に即して、淡々とまとめる作業なのです。感想文ではないということを十分留意しましょう。
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３、日報に書く内容は？
まず、日報記入の目安時間は10分程度と言われています。各業務に対し長い説明は不要ですし、書いている時間はありません。このため、以下3点を記入すれば良いのです。
3-1：業務内容
3-2：業務に対する成果、コメント
3-3：特記事項(気付き、課題)
3-1：業務内容
時間は30分単位、業務内容は箇条書きで構いません。また、定量評価を入れると上司の好感度UPです。
例)
9:00～9:30 見積書作成(2件)
9:30～10:30 客先向け文書作成(1件)
10:30～11:00 客先へ電話連絡(3/5件)
11:00～12:00 客先面談(1h、㈱○○、△△様)
3-2：業務に対する成果、コメント
入力した各業務に対し、成果とコメントを入力しましょう。簡潔にまとめるように心掛けましょう。
例)
9:00～9:30 見積書作成(2件) ・・・ 客先提出済み。価格精査中。
9:30～10:30 客先向け文書作成(1件) ・・・ 客先提出済み。回答待ち。
10:30～11:00 客先へ電話連絡(3/5件) ・・・ 3件は□□を連絡済み、了解を得た。残2件は明日。
11:00～12:00 客先面談(1h、㈱○○、△△様) ・・・ ××の商談の件、来週結論が出る模様。
3-3：特記事項(気付き、課題)
その日を通じて、特記を入力しましょう。ここがPDCAサイクルでいうCheckにあたります。そして、この特記を翌日以降の計画に盛り込んでいくのです。ここも箇条書きの短文を心掛け、文末が「～と思いました。」や「～と感じました。」とならないように注意しましょう。日報は感想文ではありません。
例)
・提出の見積は、客先予算とギャップ（△30%）があるため折衝内容を検討する必要あり。
・△△様には前向きに検討頂いているものの、来週の結論が出る前に再フォローが必要。
４、5分の簡単テクニック！
さて、日報がどういうものかを理解してもらったところで、本題に入ります！たった5分で仕上げて、時間管理のスキルも体得できる方法をご紹介します。ここでテンプレートのサンプルを貼っておきますので、参考にしてみてください。Excel・PDF版も追ってアップロード予定ですので少々お待ちくださいね～。
なお、先に言っておきます。5分で仕上げるからくりは、事前準備と都度入力が前提となっています。「なんだぁ、楽できないじゃん。」と思うかもしれませんが、サボる極意を紹介しているわけではありません。効率よく時短を図り、上司の求めるタイミングにきちんと提出する手法なのです。
4-1：その日の業務の計画立案
時間と業務内容だけで良いので、計画した内容を予め日報フォームに入力しておきましょう。理想は前日の終業前、もしくは当日の始業前です。
4-2：業務が完了がしたら、都度実績入力
終業前に慌ててやろうとするから、時間がかかるのです。それぞれ終わる度に入力すれば良いのです。可能であれば、計画対比で実績が見えるようにできればベストです。
※ただし、提出時は見づらいので実績のみとしても良い。上司と要相談。
4-3：終業前に特記事項のみ入力
最後に特記事項のみ入力します。この作業に5分。どうでしょう、できると思いませんか？
５、まとめ
いかがだったでしょうか？計画的に進めて実績を都度入力していけば、何も面倒なことはありません。一見面倒に感じるかもしれませんが、慣れてルーティンワークにしてしまえば良いのです。そして、これがルーティンワークになる頃には、時間管理のスキルを体得しているはずです。これを初めのうちにしていたかどうかで、後に大きな差がでてきますよ。みなさん頑張ってこのスキルをものにしましょう！
