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【テンプレートあり!】日報の書き方はこれだ!たった5分でできる簡単テクニックとは?

こんにちわ、だいまろです。会社に入ると切っても切れないのが報告業務。特に「日報」は煩わしいですよね。ぼくもその昔、苦労しましたよ。今回は、そんな日報の簡単テクニックをご紹介しましょう。時短で効率化を図りつつも、時間管理のスキルも体得できるとっておきの方法です。テンプレートも付けておきますので、参考にしてみてください。

 

効率化と省略化はまったく別物ですからね。これから紹介するものは前者の手法です
★だいまろ★
★だいまろ★

 

 

1、日報の目的とは?

面倒な日報にだって、目的があるから求められるのです。その目的は大きく分けて3つあると考えています。言われるから出すのではなく、この目的を意識してどうせやるなら有意義にこなしましょう。それでは、それぞれ解説していきます。

 

1-1:一日の業務を計画すること

1-2:一日の業務を振り返ること

1-3:上司との情報共有

 

1-1:一日の業務を計画すること

何事も計画があってからの実績です。確かに日報の多くのフォームは、実績のみ報告する形になっていますが、計画から立てることが重要です。この訓練をするとしないとでは、後に大きな差がでてきますよ!

 

1-2:一日の業務を振り返ること

計画に対し、どう実践できたか?そして、改善意識をもってまた計画する。いわゆるPDCAサイクルというやつですね。計画(Plan)、行動(Do)、評価(Check)、改善(Action)を回していけ、というビジネスの基本です。日報としては、メインの報告内容になると思います。

 

1-3:上司との情報共有

これは上司の目線ですが、日報はあなたの業務の進捗や課題を知るためのツールでもあるのです。また、評価対象としてしっかり見られている場合が多いので、自分をアピールする場として考えるべきではないでしょうか。

 

 

2、日報の注意事項

報告業務用の文章とは、相手が求めるタイミングに、要求された情報を分かりやすく伝えるものです。つまり、スピーディーさと正確さと簡潔さを求められます。考えて書くものではなく、個人の主観や考えを盛りこむ必要もありません。事実に即して、淡々とまとめる作業なのです。感想文ではないということを十分留意しましょう。

 

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3、日報に書く内容は?

まず、日報記入の目安時間は10分程度と言われています。各業務に対し長い説明は不要ですし、書いている時間はありません。このため、以下3点を記入すれば良いのです。

 

3-1:業務内容

3-2:業務に対する成果、コメント

3-3:特記事項(気付き、課題)

 

3-1:業務内容

時間は30分単位、業務内容は箇条書きで構いません。また、定量評価を入れると上司の好感度UPです。

 

例)

9:00~9:30 見積書作成(2件)

9:30~10:30 客先向け文書作成(1件)

10:30~11:00 客先へ電話連絡(3/5件)

11:00~12:00 客先面談(1h、㈱○○、△△様)

 

3-2:業務に対する成果、コメント

入力した各業務に対し、成果とコメントを入力しましょう。簡潔にまとめるように心掛けましょう。

 

例)

9:00~9:30 見積書作成(2件) ・・・ 客先提出済み。価格精査中。

9:30~10:30 客先向け文書作成(1件) ・・・ 客先提出済み。回答待ち。

10:30~11:00 客先へ電話連絡(3/5件) ・・・ 3件は□□を連絡済み、了解を得た。残2件は明日。

11:00~12:00 客先面談(1h、㈱○○、△△様) ・・・ ××の商談の件、来週結論が出る模様。

 

3-3:特記事項(気付き、課題)

その日を通じて、特記を入力しましょう。ここがPDCAサイクルでいうCheckにあたります。そして、この特記を翌日以降の計画に盛り込んでいくのです。ここも箇条書きの短文を心掛け、文末が「~と思いました。」や「~と感じました。」とならないように注意しましょう。日報は感想文ではありません。

 

例)

・提出の見積は、客先予算とギャップ(△30%)があるため折衝内容を検討する必要あり。

・△△様には前向きに検討頂いているものの、来週の結論が出る前に再フォローが必要。

 

 

 

4、5分の簡単テクニック!

さて、日報がどういうものかを理解してもらったところで、本題に入ります!たった5分で仕上げて、時間管理のスキルも体得できる方法をご紹介します。ここでテンプレートのサンプルを貼っておきますので、参考にしてみてください。Excel・PDF版も追ってアップロード予定ですので少々お待ちくださいね~。

なお、先に言っておきます。5分で仕上げるからくりは、事前準備と都度入力が前提となっています。「なんだぁ、楽できないじゃん。」と思うかもしれませんが、サボる極意を紹介しているわけではありません。効率よく時短を図り、上司の求めるタイミングにきちんと提出する手法なのです。

 

 

4-1:その日の業務の計画立案

時間と業務内容だけで良いので、計画した内容を予め日報フォームに入力しておきましょう。理想は前日の終業前、もしくは当日の始業前です。

 

 

4-2:業務が完了がしたら、都度実績入力

終業前に慌ててやろうとするから、時間がかかるのです。それぞれ終わる度に入力すれば良いのです。可能であれば、計画対比で実績が見えるようにできればベストです。

※ただし、提出時は見づらいので実績のみとしても良い。上司と要相談。

 

 

4-3:終業前に特記事項のみ入力

最後に特記事項のみ入力します。この作業に5分。どうでしょう、できると思いませんか?

 

 

5、まとめ

いかがだったでしょうか?計画的に進めて実績を都度入力していけば、何も面倒なことはありません。一見面倒に感じるかもしれませんが、慣れてルーティンワークにしてしまえば良いのです。そして、これがルーティンワークになる頃には、時間管理のスキルを体得しているはずです。これを初めのうちにしていたかどうかで、後に大きな差がでてきますよ。みなさん頑張ってこのスキルをものにしましょう!

 

 

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