面倒だけど、失敗できないし。
困ったな～↓
歓迎会の幹事なら任しとけぃ！
その悩み、解決してしんぜよう！
さて、駆け出しの社会人が避けて通れないのが、歓送迎会や飲み会の幹事。指名されると断るわけにもいかず、面倒と感じているあなた！
どうせやるなら、最高の企画にしてみない？
上司も意外と、幹事の働きを見ているもの。リーダーシップ、調整力、調和力など、色々と評価ポイントもありますから。つまり、幹事もビジネスマンの立派な仕事の一つだということですね。
- 外さない企画のマニュアルを公開
- それに沿った、具体的な解説
- 司会進行の心得を伝授
かつて、飲み会番長の異名を持ち(ちょっと恥ずかしい…)、今では若手への直接指導もしているぼくの、完全オリジナルネタです。
このマニュアル通り計画すれば、失敗はしません！上司のあなたへの評価や見る目も変わるかも。そう思えば頑張って損はないですし、逆にチャンスと捉えてもいいかもしれません。
手間をかけずに、みんなに喜ばれる会に
したいな～と。
この記事内で計画をほぼ完結できるようにしておいたので、読み終わるころには形になってるんじゃないかな～。
もくじ
外さない企画のマニュアルとは？
それでは早速、そのマニュアルを公開します。以下９つの手順で外さない企画の完成です！
★ 完全マニュアル ★
- 人数・日時の設定
- 予算と会費
- 店の予約
- プレ案内
- 贈答品の準備
- ゲームの準備
- 景品の準備
- 最終案内
- 収支報告
ただ、並べてみると大変そうにも見えますがご安心を！周りに確認や調整が必要な①～④さえ終わってしまえば、あとは楽勝です。あなたのペースで計画できるものばかりです。
各種サンプルや参考情報を載せておきますので、その通りに実践してください。そして、煩わしいと思われがちな「店の予約」や「準備物」などについても、オススメを載せておきます。こだわりさえなければ、この記事の中で準備できちゃいますので、ぜひどうぞ～！
マニュアルの手順を解説！
それでは、順を追って詳しく見ていきましょう。この通りに進めていけば、大丈夫です！
STEP①：人数・日時の設定
初めに確認する内容です。1ヶ月前から動き出したとして、候補日は4日くらいほしいところです。
そして、メールで都合を確認しましょう。候補日に対し、〇×で回答してもらうのがベターです。回答期日は3日くらいで切りましょう。それでも数人は絶対返してこないと思ってください。その場合は、直接聞いた方が早いです。これに時間をかけないよう注意しましょう。あくまであなたが幹事！強気でイイと思います。以下サンプルです。候補日から日時が決まれば、先にその連絡だけは入れておきましょう～。連絡を怠り、周囲の予定を拘束することが無きよう。
サンプル：確認表
| 参加者 | 4/1 | 4/8 | 4/15 | 4/22 |
| あなた | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| A上司 | ||||
| B先輩 | ||||
| C同僚 | ||||
| Dさん |
※当方欄の通り、〇×を記載のうえご返送ください。
サンプル：メール本文
お疲れ様です、”あなた”です。
Eさんの赴任に伴い、歓迎会を開催予定です。ついては、日程を検討したくご協力願います。
回答は添付Excelにて、〇×を記載のうえご返送願います。よろしくお願いします。
【回答希望：〇/〇】
※開始時間は、いずれの日の場合も18:30～を予定しています。
STEP②：予算と会費
次は、予算関係ですね。これ一番簡単な方法を教えます。上司に相談すること。ただし、相談する場合は案を提示しましょう。それに対し判断を仰ぐのです。
要するに、相談と決裁を同時にこなしてしまうわけです。相談のたたき台は以下です。
サンプル：予算、会費
□会費：計〇円
職制：6,000円、男性：5,000円、女性：4,000円
□補助金、積立て：計△円
補助金や積立てが出れば、会費を抑えられますね。上司とはその辺の相談になると思います。贈答品や景品が必要な場合は、その分も考慮して予算化しましょう。贈答品は相手にもよりますが1万円、ゲームの景品は計1万～2万円くらいが目安ですね。
STEP③：店の予約
さて、店さえ押さえてしまえばとりあえず一安心ですね。少し気が楽になるのではないでしょうか。最悪のパターンは、やろうやろうと思いつつ初動が遅れ、ギリギリになって店が見つからない…というやつです。場所さえ押さえれば何とかなる！選ぶ時のポイントは以下です。
店選びのポイント
- 人数にあった個室を確保(広く使おう)
- コース料理＋飲み放題にしてしまう(単価が明確)
- 店のアクセスは徒歩10分圏内(遠いと嫌われる)
- できれば、あなたが行ったことがある所(下見)
味も大事ですが、一番大事なのは店と席の雰囲気です。ゆったり座れる個室を選ぶというのが定石！
以下で探してみましょう。いいところがあれば、早速おさえてしまいましょう。とにかく気が楽になります、お疲れさまです！
お店を探して予約する
STEP④：プレ案内
よく頑張りました～、ひと段落ですね。一旦、プレ案内を連絡しておきましょう。先に上司の耳には入れておき、”A上司了解済”としておくのがポイントです。こうすることで、周囲が口だけの迷惑なチョッカイを入れて来れなくなります。これ大事ですよ。以下サンプルです。
サンプル：メール本文
お疲れ様です、”あなた”です。
Eさんの歓迎会の中間報告です。詳細は改めて最終報告で連絡します。
ご予定をお願いします。
□日時：〇/〇 18:30～20:30
□場所：居酒屋△ (MAP添付)
□内容：コース( )＋飲み放題2h
□会費：職制( )、男性( )、女性( )
【上記はA上司了解済】
STEP⑤：贈答品の準備
贈答品が必要な場合、STEP②で組み込んだ予算内で、本人に何が欲しいか聞いてみましょう！これが一番手っ取り早いし、本人も欲しいものが手に入るのでベストです。ただ、稀に困る回答があります。
「あっ、何でもいいです。ありがとうございます。」
これ…、幹事泣かせです。こんな時は、ネットで選んじゃいましょう！時間をかけても仕方ありません。サッと決めてみてはどうでしょうか？
ちなみに、男性なら名刺入れ、ネクタイ、小銭入れ。女性ならアロマセット、美容セット、食器類なんかが定番ですね～。
とりあえず、予算内でいろいろ物色してみてください。
STEP⑥：ゲームの準備
これは、景品の予算が捻出できればの話ですね。ただ、盛り上げる意味でもできるだけやりたいものです。景品は、1点買いと複数買いがあると思いますが、それぞれ以下で良いかと。もちろん、他に楽しい企画があればぜひ頑張ってください！
【景品1点買い】
□この電話はだーれだ？
各人、自分の携帯番号を紙に書いてもらい回収。袋に入れて、選んだくじの番号に直接TEL。掛かった人が見事、景品GET！
【景品複数買い】
□ビンゴゲーム
あぁ、ビンゴです。説明は不要ですね。このビンゴアプリがオススメですよ。ぜひダウンロードを。
ビンゴアプリを探す
https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.baibai.fbingo&hl=ja
STEP⑦：景品の準備
景品は、以下オススメを貼っておきます。パネル付きですので、盛り上がりますよ～！
STEP⑧：最終案内
さて、お疲れさまでした。これで準備自体は終わりましたね。あとは、参加者へ最終案内の連絡をしましょう。以下サンプルです。ここでも、先に上司の耳に入れておき、”A上司了解済”としておくと良いです。
サンプル：メール本文
お疲れ様です、”あなた”です。
Eさんの歓迎会の最終報告です。当日はよろしくお願いします。
□日時：〇/〇 18:30～20:30
□場所：居酒屋△ (MAP添付)
□内容：コース( )＋飲み放題2h
□会費：職制( )、男性( )、女性( )
□送別品：（ ）〇円
※景品ありのゲームも準備してます～
【上記はA上司了解済】
STEP⑨：収支報告
さて、会が終わったら終わりではありません。徴収した会費を使わせてもらったので、収支報告は必須です。次の日には御礼とともにメール連絡しましょう。サンプルは以下です。ここまでやれば、きっと周りも評価してくれることでしょう。
サンプル：メール本文
お疲れ様です、”あなた”です。
昨日はありがとうございました。おかげさまで楽しい会になりました。
収支報告を下記しますので、ご確認願います。
□収入：+〇円 (会費～、補助金～)
□支出：-△円 (飲食代～、送別品～、景品～、雑費～)
□収支：+▲円 ※次回分へ持ち越します。
司会進行の心得を伝授！
それでは最後に、司会進行の心得をいくつか紹介します。スムーズに進行させる大事なポイントばかりです。
とにかくサーブに徹する
この日だけは、ゆっくり飲み食いする時間はないと思ってください。常に献身的なサーブに徹すること！料理やドリンクの配膳をサポートし、タイムキーパーもあなたの仕事です。限られた時間でうまく回せるように常に気配りしましょう。
挨拶や乾杯の音頭は事前に依頼
これ良くあるんですけど、上司もいきなり振られると困るもの。事前に依頼はしておくべきです。また、誰にどの役をお願いするかもよく考えましょう。例えば、部長と課長にそれぞれお願いするのであれば、乾杯の音頭を課長、締めの挨拶を部長といった具合です。
また、送別のコメントを各自に募る場合も同じです。事前連絡は、依頼するうえで最低限のマナーだということですね。
二次会の設定は
予算と時間の兼ね合いもありますので、予め上司に相談しておきましょう。そして、必要に応じて仮押さえしておくことをオススメします。一番マズイのは、一次会が終わった後に「次、どうするの？」と上司に尋ねられて、「…。」となることです。とにかく、どうしようと思う事は上司に話を通しておくべきです。自己防衛の意味でも、これは大事なことだと思います。
まとめ
飲み会番長からは以上です。(笑)
完全マニュアルとして、サンプルや情報を交えながら解説してきましたが、あなたのオリジナル企画があればそれが一番です。ただ、幹事になってどうしようと迷っているなら、一度マニュアルに沿ってやってみることをオススメします。場数を積んで慣れましょう！そして、上司から「デキル奴」の評価をもらいましょうね～。
