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【保存版】歓送迎会、飲み会の幹事は俺に聞け!外さない企画の完全マニュアル!

歓迎会の幹事になっちゃった~
面倒だけど、失敗できないし。
困ったな~↓
★けんぼー★
★けんぼー★

 

おう、待ってたぞ。
歓迎会の幹事なら任しとけぃ!
その悩み、解決してしんぜよう!
★だいまろ★
★だいまろ★

 

さて、駆け出しの社会人が避けて通れないのが、歓送迎会や飲み会の幹事。指名されると断るわけにもいかず、面倒と感じているあなた!

 

どうせやるなら、最高の企画にしてみない?

 

上司も意外と、幹事の働きを見ているもの。リーダーシップ、調整力、調和力など、色々と評価ポイントもありますから。つまり、幹事もビジネスマンの立派な仕事の一つだということですね。

 

この記事の内容は?
  1. 外さない企画のマニュアルを公開
  2. それに沿った、具体的な解説
  3. 司会進行の心得を伝授

 

かつて、飲み会番長の異名を持ち(ちょっと恥ずかしい…)、今では若手への直接指導もしているぼくの、完全オリジナルネタです。

このマニュアル通り計画すれば、失敗はしません!上司のあなたへの評価や見る目も変わるかも。そう思えば頑張って損はないですし、逆にチャンスと捉えてもいいかもしれません。

 

いいね!そのマニュアルを参考にするよ。
手間をかけずに、みんなに喜ばれる会に
したいな~と。
★けんぼー★
★けんぼー★

 

おう、任せなさい!
この記事内で計画をほぼ完結できるようにしておいたので、読み終わるころには形になってるんじゃないかな~。
★だいまろ★
★だいまろ★

 

 

外さない企画のマニュアルとは?

 

 

それでは早速、そのマニュアルを公開します。以下9つの手順で外さない企画の完成です!

 

★ 完全マニュアル ★

  1. 人数・日時の設定
  2. 予算と会費
  3. 店の予約
  4. プレ案内
  5. 贈答品の準備
  6. ゲームの準備
  7. 景品の準備
  8. 最終案内
  9. 収支報告

 

ただ、並べてみると大変そうにも見えますがご安心を!周りに確認や調整が必要な①~④さえ終わってしまえば、あとは楽勝です。あなたのペースで計画できるものばかりです。

各種サンプルや参考情報を載せておきますので、その通りに実践してください。そして、煩わしいと思われがちな「店の予約」や「準備物」などについても、オススメを載せておきます。こだわりさえなければ、この記事の中で準備できちゃいますので、ぜひどうぞ~!

 

 

マニュアルの手順を解説!

 

 

それでは、順を追って詳しく見ていきましょう。この通りに進めていけば、大丈夫です!

 

STEP①:人数・日時の設定

初めに確認する内容です。1ヶ月前から動き出したとして、候補日は4日くらいほしいところです。

そして、メールで都合を確認しましょう。候補日に対し、〇×で回答してもらうのがベターです。回答期日は3日くらいで切りましょう。それでも数人は絶対返してこないと思ってください。その場合は、直接聞いた方が早いです。これに時間をかけないよう注意しましょう。あくまであなたが幹事!強気でイイと思います。以下サンプルです。候補日から日時が決まれば、先にその連絡だけは入れておきましょう~。連絡を怠り、周囲の予定を拘束することが無きよう。

 

サンプル:確認表

参加者 4/1 4/8 4/15 4/22
あなた
A上司
B先輩
C同僚
Dさん

※当方欄の通り、〇×を記載のうえご返送ください。

 

サンプル:メール本文

お疲れ様です、”あなた”です。

Eさんの赴任に伴い、歓迎会を開催予定です。ついては、日程を検討したくご協力願います。

回答は添付Excelにて、〇×を記載のうえご返送願います。よろしくお願いします。

【回答希望:〇/〇】

※開始時間は、いずれの日の場合も18:30~を予定しています。

 

STEP②:予算と会費

次は、予算関係ですね。これ一番簡単な方法を教えます。上司に相談すること。ただし、相談する場合は案を提示しましょう。それに対し判断を仰ぐのです。

要するに、相談と決裁を同時にこなしてしまうわけです。相談のたたき台は以下です。

 

サンプル:予算、会費

□会費:計〇円

 職制:6,000円、男性:5,000円、女性:4,000円

□補助金、積立て:計△円

 

補助金や積立てが出れば、会費を抑えられますね。上司とはその辺の相談になると思います。贈答品や景品が必要な場合は、その分も考慮して予算化しましょう。贈答品は相手にもよりますが1万円、ゲームの景品は計1万~2万円くらいが目安ですね。

 

STEP③:店の予約

さて、店さえ押さえてしまえばとりあえず一安心ですね。少し気が楽になるのではないでしょうか。最悪のパターンは、やろうやろうと思いつつ初動が遅れ、ギリギリになって店が見つからない…というやつです。場所さえ押さえれば何とかなる!選ぶ時のポイントは以下です。

 

店選びのポイント

  • 人数にあった個室を確保(広く使おう)
  • コース料理+飲み放題にしてしまう(単価が明確)
  • 店のアクセスは徒歩10分圏内(遠いと嫌われる)
  • できれば、あなたが行ったことがある所(下見)

 

味も大事ですが、一番大事なのは店と席の雰囲気です。ゆったり座れる個室を選ぶというのが定石!

以下で探してみましょう。いいところがあれば、早速おさえてしまいましょう。とにかく気が楽になります、お疲れさまです!

 

お店を探して予約する

 

 

STEP④:プレ案内

よく頑張りました~、ひと段落ですね。一旦、プレ案内を連絡しておきましょう。先に上司の耳には入れておき、”A上司了解済”としておくのがポイントです。こうすることで、周囲が口だけの迷惑なチョッカイを入れて来れなくなります。これ大事ですよ。以下サンプルです。

 

サンプル:メール本文

お疲れ様です、”あなた”です。

Eさんの歓迎会の中間報告です。詳細は改めて最終報告で連絡します。

ご予定をお願いします。

□日時:〇/〇 18:30~20:30

□場所:居酒屋△ (MAP添付)

□内容:コース(   )+飲み放題2h

□会費:職制( )、男性( )、女性( )

【上記はA上司了解済】

 

STEP⑤:贈答品の準備

贈答品が必要な場合、STEP②で組み込んだ予算内で、本人に何が欲しいか聞いてみましょう!これが一番手っ取り早いし、本人も欲しいものが手に入るのでベストです。ただ、稀に困る回答があります。

「あっ、何でもいいです。ありがとうございます。」

これ…、幹事泣かせです。こんな時は、ネットで選んじゃいましょう!時間をかけても仕方ありません。サッと決めてみてはどうでしょうか?

 

ネットで贈答品を探す

 

ちなみに、男性なら名刺入れ、ネクタイ、小銭入れ女性ならアロマセット、美容セット、食器類なんかが定番ですね~。

とりあえず、予算内でいろいろ物色してみてください。

 

STEP⑥:ゲームの準備

これは、景品の予算が捻出できればの話ですね。ただ、盛り上げる意味でもできるだけやりたいものです。景品は、1点買いと複数買いがあると思いますが、それぞれ以下で良いかと。もちろん、他に楽しい企画があればぜひ頑張ってください!

 

【景品1点買い】

□この電話はだーれだ?

 各人、自分の携帯番号を紙に書いてもらい回収。袋に入れて、選んだくじの番号に直接TEL。掛かった人が見事、景品GET!

 

【景品複数買い】

□ビンゴゲーム

 あぁ、ビンゴです。説明は不要ですね。このビンゴアプリがオススメですよ。ぜひダウンロードを。

 

ビンゴアプリを探す

 

https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.baibai.fbingo&hl=ja

 

STEP⑦:景品の準備

景品は、以下オススメを貼っておきます。パネル付きですので、盛り上がりますよ~!

 

 

STEP⑧:最終案内

さて、お疲れさまでした。これで準備自体は終わりましたね。あとは、参加者へ最終案内の連絡をしましょう。以下サンプルです。ここでも、先に上司の耳に入れておき、”A上司了解済”としておくと良いです。

 

サンプル:メール本文

お疲れ様です、”あなた”です。

Eさんの歓迎会の最終報告です。当日はよろしくお願いします。

□日時:〇/〇 18:30~20:30

□場所:居酒屋△ (MAP添付)

□内容:コース(   )+飲み放題2h

□会費:職制( )、男性( )、女性( )

□送別品:(  )〇円

※景品ありのゲームも準備してます~

【上記はA上司了解済】

 

STEP⑨:収支報告

さて、会が終わったら終わりではありません。徴収した会費を使わせてもらったので、収支報告は必須です。次の日には御礼とともにメール連絡しましょう。サンプルは以下です。ここまでやれば、きっと周りも評価してくれることでしょう。

 

サンプル:メール本文

お疲れ様です、”あなた”です。

昨日はありがとうございました。おかげさまで楽しい会になりました。

収支報告を下記しますので、ご確認願います。

□収入:+〇円 (会費~、補助金~)

□支出:-△円 (飲食代~、送別品~、景品~、雑費~)

□収支:+▲円 ※次回分へ持ち越します。

 

 

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司会進行の心得を伝授!

 


それでは最後に、司会進行の心得をいくつか紹介します。スムーズに進行させる大事なポイントばかりです。

 

とにかくサーブに徹する

この日だけは、ゆっくり飲み食いする時間はないと思ってください。常に献身的なサーブに徹すること!料理やドリンクの配膳をサポートし、タイムキーパーもあなたの仕事です。限られた時間でうまく回せるように常に気配りしましょう。

 

挨拶や乾杯の音頭は事前に依頼

これ良くあるんですけど、上司もいきなり振られると困るもの。事前に依頼はしておくべきです。また、誰にどの役をお願いするかもよく考えましょう。例えば、部長と課長にそれぞれお願いするのであれば、乾杯の音頭を課長、締めの挨拶を部長といった具合です。

また、送別のコメントを各自に募る場合も同じです。事前連絡は、依頼するうえで最低限のマナーだということですね。

 

二次会の設定は

予算と時間の兼ね合いもありますので、予め上司に相談しておきましょう。そして、必要に応じて仮押さえしておくことをオススメします。一番マズイのは、一次会が終わった後に「次、どうするの?」と上司に尋ねられて、「…。」となることです。とにかく、どうしようと思う事は上司に話を通しておくべきです。自己防衛の意味でも、これは大事なことだと思います。

 

 

まとめ

 

飲み会番長からは以上です。(笑)

完全マニュアルとして、サンプルや情報を交えながら解説してきましたが、あなたのオリジナル企画があればそれが一番です。ただ、幹事になってどうしようと迷っているなら、一度マニュアルに沿ってやってみることをオススメします。場数を積んで慣れましょう!そして、上司から「デキル奴」の評価をもらいましょうね~。

 

 

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